- Choisir le bon terme : mail, e-mail, courriel, etc.
Utilisez “mail” ou “e-mail” dans un contexte courant, car ce sont les termes les plus fréquemment employés.
“Courriel” est plus formel, surtout utilisé dans un cadre francophone, mais moins commun.
- Soignez le champ “Objet”
L’objet doit être clair et précis, indiquant directement l’essentiel du message.
Exemple : « Réunion commerciaux zone sud le 12/02 »
Évitez les suites de réponses multiples (RE:RE:RE:). Prenez soin de réajuster l’objet pour refléter le contenu du mail, surtout si la discussion évolue.
Exemple : « RE : Confirmation de la réunion commerciale du 12/02 »
- Bien débuter un e-mail
Pour une première prise de contact ou un mail formel, utilisez des formules comme :
“Cher Monsieur/Madame”, “Monsieur/Madame (Nom)”
“Bonjour” est acceptable dans un contexte plus détendu ou avec des collègues proches.
- Pas d’abréviations dans les mails formels
Évitez les abréviations comme “resto” pour “restaurant”.
Toutefois, certaines abréviations standards sont acceptées dans des échanges informels ou entre collègues, comme :
FYI (Pour votre information)
ASAP (Dès que possible)
PJ (Pièce jointe)
- Pas de smileys ni d’émoticônes
Les smileys sont à proscrire dans les échanges professionnels à moins que le cadre soit détendu ou informel.
- Évitez les fautes d’orthographe
Si vous avez des doutes, rédigez votre mail dans un logiciel comme Word pour une correction automatique.
Relisez-vous et n’hésitez pas à demander à un collègue de vérifier si besoin.
- Préférez les phrases courtes et claires
Des phrases concises, bien reliées par des connecteurs logiques (de plus, ainsi, toutefois, etc.) facilitent la compréhension.
Cela aide également à garder le destinataire engagé.
Les connecteurs logiques les plus courants :
| Concession et opposition | Cause | Conséquence | But | Hypothèse (condition) |
| Mais | Parce que | Alors | Afin de (+ infinitif) | Si |
| Pourtant | Car | Donc | Afin que (+ subjonctif) | En cas de (+ nom) |
| Cependant | Comme | C’est pour cela / ça que | Pour (+ infinitif) | Dans le cas où (+ subjonctif |
| Malgré (+ nom) | Puisque (cause connue) | C’est pourquoi / Voilà pourquoi | Pour que (+ subjonctif) | |
| Bien que (+ subjonctif) | Grâce à (+ nom – positif) | Par conséquent | ||
| Quand même | À cause de (+ nom – négatif) | |||
| Au contraire | ||||
| Alors que |
- Structurez votre e-mail avec un plan
Introduction : Une ligne pour introduire l’objet du mail.
Exemple : « Suite à notre entretien téléphonique… »
Développement : Organisez les points importants sous des sous-titres.
Exemple :
Commande : La commande sera expédiée le 3 mars.
Assurance : L’assurance est couverte par…
Conclusion : Une phrase simple de clôture.
Exemple : « Je vous remercie par avance pour votre retour. »
- Adaptez-vous au ton de votre interlocuteur
Reprenez les termes et expressions utilisés par la personne dans son mail initial, cela montre que vous avez bien pris en compte sa demande.
Exemple :
Question : « J’aimerais connaître les tarifs de la saison 2024-2025. »
Réponse : « Les tarifs de la saison 2024-2025 sont… »
- Modérez les signes de ponctuation
Évitez les points d’exclamation, les points de suspension et les majuscules (sauf pour des informations importantes).
Les couleurs doivent rester sobres ; préférez le gras pour souligner, et évitez le rouge.
- La fin du mail
Les formules de politesse à privilégier sont :
“Cordialement”
“Bien cordialement”
“Bonne réception” (pour l’envoi d’un document)
Pour les mails plus formels, vous pouvez utiliser : “Je vous prie d’agréer, [Madame/Monsieur], l’expression de mes salutations distinguées.”
